許多企業都在糾結如何最好地推出和支持視頻會議，但你的企業不一定非得是其中之一。
期待已久的“視頻會議時代”終于來臨了嗎？對！在我們最新的視覺通訊和協作研究中，紐美特斯的研究發現：
大約500家參與公司中有45.7%家使用基于會議室的視頻會議系統，另有30%家計劃在2019年底前完成會議室系統搭建。
38%的人正在使用桌面視頻會議，另外30%的人則是在未來一年半的時間里計劃使用。
71%的公司提供的移動設備（平板電腦和電話）都配置有視頻功能的UC客戶端。
此外，大約一半的使用視頻會議的人計劃在明年擴大他們的部署，很大程度上是因為員工對它的需求驅動的。證據很清楚：通過Apple的FaceTime、谷歌的Hangouts和WhatsApp等應用程序，視頻會議在消費者世界中被廣泛使用，最終轉化為企業對視頻的需求。
盡管這種增長已經出現，許多公司仍在努力如何最好地推出和支持視頻會議，他們經常發現高清會議室系統和軟件客戶端閑置，無法提供可測量的商業價值。作為我們的研究的一部分，我們努力了解什么是成功推出視頻會議的相關因素，如利用率，生產率的提高，以及自評的成功和運營管理的選擇。以下是與視頻會議成功相關的五個因素。
1、擁有正確的組織戰略——我們的研究不僅揭示了公司如何為視頻會議提供資金，而且在如何滿足會議服務、房間硬件和UC客戶的供應商和產品決策方面存在的較大差異。與成功最相關的兩個因素：IT部門的協作團隊負責為解決方案提供資金，以及它在選擇解決方案時擁有最終的決定權。我們看到了各種各樣的情況。首先，為視頻會議購買提供資金的合作團體更有可能這樣做，作為更努力改善內部和外部合作的一部分。因此，視頻會議解決方案將是集成協作策略的一部分，而不是在獨立的基礎上提供的。通過擁有最終的決策權，公司可以確保視頻會議解決方案在網絡、端點和性能管理方面是可支持的。例如，在沒有理解網絡約束或試圖在虛擬桌面環境中支持桌面視頻會議的挑戰時，協作或AV小組負責選擇并部署解決方案，可能會導致很大的問題。
2、實現用戶意識和采納（UAA）程序——我們很少看到視頻會議使用出現病毒式增長。員工通常不愿意打開會議攝像頭，除非他們的經理要求他們這樣做。這主要是因為視頻會議，尤其是對遠程工作者來說，是侵擾性的。給同事發短信或打電話是一回事，但期望他們能在視頻通話中表現得恰到好處是另外一回事了。克服這些顧慮的最佳方法是通過UAA程序，開始培訓人員如何使用會議系統和應用程序，以及如何調整照明和背景，以確保最佳的視頻體驗。也許這也意味著建立一種文化，在這種文化背景下，穿一件T恤衫，在背景中堆放一堆雜物是可以的（至少對于內部電話來說）。這也意味著，管理者必須帶頭鼓勵或敢說，強制使用視頻。
3、注意分析——商業格言“你不能管理你不能測量的東西”，尤其是視頻會議。缺乏對視頻會議質量、利用和業務流程改進的洞察力，公司往往無法從他們的投資中看到價值。一個成功的分析程序應該從基本的開始——積極管理語音和視頻質量因素，如延遲、丟包和抖動。通過這種性能數據，IT部門可以識別出現之前的潛在性能問題，特別是對于那些通過無線網絡、因特網和/或虛擬桌面使用視頻會議的人。除此之外，成功的公司衡量利用率并制定行動計劃來提高它。他們還看分析，如會議人數，會議時長，會議中激活視頻的人數百分比等。最先進的公司衡量具體的業務流程改進，如縮短生產時間，更高的關閉率，提高客戶滿意度等，以及視頻會議使用的結果。獲得這種洞察力可能需要投資第三方分析工具或托管服務，以便在會議室系統和會議平臺提供商提供的信息之上和之外提供信息。
4、標準化和集成化——那些在會議室內使用相同的供應商和專用的視頻會議系統的參與者，比混合和匹配會議室系統或依賴PC/筆記本電腦設置的房間視頻會議更成功。不止一個IT領導者告訴我們關于視頻會議的恐怖故事，走進會議室，卻發現房間里的個人電腦正在升級Windows系統，或者筆記本電腦已經被縮小到無法支持高清視頻的狀態。在所有會議室擁有標準化的環境會降低支持和培訓成本。
5、轉向云——大約45%的參與者已經使用基于云的會議服務來進行視頻會議。這些平臺通常提供始終可用的虛擬會議室，參與者可以從桌面、移動設備或會議室系統、公司內部或外部加入。使用云會議服務的公司報告顯示，與只使用本地會議服務器或試圖混合使用本地會議服務器的公司相比，它們的利用率更高，總體上取得了更好的成功。但是IT領導者，特別是在大型組織中，確實發現了一個地方，他們認為需要一個現有的解決方案——那就是在網絡上保持視頻會議流量，即使使用云服務來滿足設置和控制。
總之，擁有正確的策略，實現用戶感知和采用程序，專注于分析、標準化集成和擁抱云不會保證成功，但它們會增加視頻會議投資回報，提供有形、可衡量的業務價值的可能性。
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